BAB 3 Mendeskripsikan Fungsi Email Sebagai Alat Komunikasi)

A.Mendeskripsikan Fungsi Email Sebagai Alat Komunikasi

1. Penggunaan Internet Untuk Komunikasi

Email adalah singkatan dari Electronic Mail atau sering juga disebut surat elektronik.

Email atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke komputer lainnya.

Email merupakan fasilitas internet yang paling banyak dimanfaatkan oleh pengguna. Dengan adanya adanya email maka akan mempermudah orang dari seluruh penjuru dunia untuk saling berkomunikasi dalam waktu singkat.

Salah satu alasan disebarluaskannya internet sebagai jaringan komputer internasional adalah fleksibilitas dari berbagai jenis komputer yang dapat terhubung dengan internet.

Syarat melakukan pengiriman E-mail (Mengirim surat dengan internet) adalah:

1. Membuat alamat email contoh: info@g-excess.com

2. Mengetahui Username & Password dari email; “Account dan kata sandi”.
3. Mengetahui E-mail yang di tuju.

Terdapat 4 jenis layanan email :

1. Email Berbasis WEB

Email berbasis WEB adalah layanan email yang ditawarkan oleh website-website penyedia jasa layanan email, sepaerti Yahoo, Hotmail, Bolehmail, Lovemail, plasa.com, dll. Layanan email jenis ini biasanya diberikan secara gratis oleh website yang bersangkutan.

Kelebihan email berbasis WEB adalah biasanya diberikan secara gratis. Selain itu, kita dapat mengecek email dari mana saja.

Kekurangan email jenis ini adalah kita bisa membaca email hanya dalam kondisi online sehingga membutuhkan biaya koneksi ke internet ynag lebih besar.

2. POP Mail

POP Mail adalah email yang diterima melaluiI nternet Service Provider yang menjadi layanan kita.

Kelebihan POP Mail adalah email jenis ini dapat dibaca dalam kondisi offline (tidak terhubung ke internet).

Mengecek email dapat dilakukan dengan cara menghubungkan (connect) komputer ke internet, kemudian mendownload emeil-email kita dan kemudian memutuskan hunungan dengan internet. Setelah itu kita dapat membaca satu persatu email yang kita terima. Setelah kita selesai membuat balasan, kita kemudian dapat terhubung lagi ke internet dan kemudian mengirimkan balasan email yang kita terima. Untuk melakukan hal di atas, kita harus mempunyai program client seperti Eudora atau Microsoft Outlook Express.

Kekurangan dari POP Mail adalah kita tidak membuka email dari sembarang tempat.

3. Email Forwarding

Email forwarding adalah layanan email yang meneruskan email yang diterimanya ke alamat email kita yang lain. Email jenis ini bermanfaat bagi orang yang suka ganti-ganti alamat email.

Kelebihan email forwarding adalah kita bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya. Selain itu, bila kita mengganti alamat email, kita tidak perlu memberi tahu alamat email yang baru, kita cukup memberikan alamat email forwardingnya.

Untuk mendapatkan email Kekurangan email jenis ini adalah karena hanya bersifat perantara dan harus meneruskan email yang diterima ke alamat yang lain, email tersebut membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke alamat email yang sesungguhnya.

2. - Fungsi Email Sebagai Alat Komunikasi

1. Alat komunikasi yang mudah, murah dan cepat.

2. Dapat mengirimkan file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya.

3. Dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus secara bersamaan.

4. Dapat digunakan untuk mengirimkan surat atau ucapan selamat kepada keluarga di kampung halaman atau di luar negeri.

5. Dalam bidang bisnis, untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen penting.

-Dampak Negatif Email Sebagai Alat Komunikasi

1. Alat penyebaran firus komputer.

2. Alat komunikasi orang yang mempunyai tujuan buruk, seperti untuk kegiatan teroris.

Terdapat banyak cara untuk mendapatkan email :

1. Undangan dari teman

Cara ini melalui teman yang telah memiliki account pada penyedia layanan email tersebut. Kamu tidak dapat mendaftarkan diri tanpa undangan dari salah seorang yang telah menjadi anggota.

Contoh layanan ini : layanan email yang disediakan oleh Google (mail.gmail.com)

2. Dari Internet Service Provider (ISP)

ISP adalah perusahaan yang melayani koneksi internet. Beberapa contoh ISP di Indonesia, antara lain Indosat NET, WasantaraNET, dan IndoNET. Koneksi internet dilakukan berdasarkan jumlah jam akses atau hak pakai selama 24 jam per hari. Kamu harus mandaftarkan diri kepada penyedia layanan tersebut untuk mendapatkan layanan email.

3. Dari perusahaan

Email yang diperoleh dari perusahaan adalah email yang diberikan oleh suatu perusahaan. Ciri khasnya adalah alamat email ini memiliki identitas perusahaan dimana email tersebut terdaftar. Untuk mendapatkan email jenis ini, seseorang harus manjadi karyawan dari perusahaan tersebut.

4. Memesan sendiri

Cara ini bertujuan untuk mendapatkan alamat email khusus yang dapat kamu tentukan sendiri, mulai dari nama domain, identitas kamu, serta fasilitas yang ingin kamu dapatkan dari email tersebut. Untuk mendapatkannya, kamu harus memesan domain terlebih dahulu, kemudian memesan paket hosting untuk server kamu, baru kemudian kamu akan dapat menggunakan email tersebut.

5. Melalui penyedia email gratis

Cara ini merupakan cara paling mudah untuk mendapatkan email. Kamu tinggal mengunjungi web penyedia tersebut, mengisi data pribadi lalu kamu pun akan memiliki email secara instan.

Contoh penyedia email gratis :

1. Gmail
Gmail adalah layanan email dari google.com. Siapa yang tidak kenal google.com? Saya yakin semua pasti kenal. Gmail merupakan layanan email dan chatt. Gmail menyediakan ruang penyimpanan yang tidak terbatas. Jadi anda tidak perlu takut kehabisan ruang untuk menyimpan seluruh email anda. Gmail memiliki banyak fitur seperti POP da IMAP yang bisa dimanfaatkan untuk menggunakan email client seperti outlook express maupun aplikasi Handphone.

2. Yahoo! Email Services

Yahoo merupakan salah satu perintis layanan email gratis sehingga memiliki begitu banyak pengguna. Disamping layanan emailnya, yahoo juga banyak digunakan untuk chatting dengan aplikasi instant messenger yang sangat terkenal yaitu Yahoo Messenger atau yang sering disebut YM. Yahoo juga menyediakan ruang penyimpanan yang tidak terbatas akan tetapi yahoo International dengan TLD .com tidak memiliki fitur POP dan IMAP. Layanan tersebut hanya terdapat pada Yahoo Regional seperti Yahoo.co.id untuk Indonesia.
3. AIM Mail
AIM Mail, layanan email gratis berbasis web dengan ruang penyimpanan tidak terbatas, perlindungan spam yang bagus dan antar muka yang mudah digunakan. AIM Mail juga menawarkan akses POP dan IMAP sehingga lebih fleksibel bagi anda yang mempunyai rutinitas tinggi dalam penggunaan email. Sayangnya AIM Mail tidak memiliki kelebihan pada produktifitas seperti pelabelan, folder dan pembagian surat-surat.
4. Windows Live Hotmail
Windows Live Hotmail merupakan penyedia layanan email gratis dengan ruang penyimpanan sebesar 5GB, sistem pencarian yang cepat, keamanan yang solid dan antar muka yang mudah digunakan sebagai program email desktop. Windows Live Hotmail selalu memeriksa email yang masuk dengan scanning virus sehingga lebih aman. Akan tetapi dengan jalannya fitur-fitur tersebut, kecepatan akses dikorbankan karena menjadi lebih lambat.

5. GMX Mail
GMX Mail menawarkan akun email dengan ruang penyimpanan sebesar 5 GB dengan fitur POP sebaik layanan IMAP. Dengan memiliki akun GMX Mail anda bisa juga membaca akun email lain termasuk Yahoo, Gmail, dan Windows Live Hotmail. Semua email yang datang otomatis akan discan untuk menyaring virus sehingga kotak masuk anda akan berada dalam keadaan bersih dari virus. Selain fitur-fitur di atas, masih banyak lagi yang ditawarkan GMX mail untuk calon penggunanya.

6. Inbox.com

Inbox.com menawarkan layanan email gratis dengan ruang penyimpanan sebesar 5 GB (untuk warga Amerika Serikat, Canada, dan Inggris). Sedangkan untuk negara lain hanya sebesar 2 GB. Namun dengan memiliki akun di Inboc.com, kita akan mendapatkan homepage Inbox.com pribadi serta Online Photosharing dengan ruang penyimpanan sampai 30 GB.

7. Mail.com
Mail.com sangat bagus untuk sebuah nama domain email. Dengan mendaftar di mail.com, anda bisa memilih bermacam-macam domain untuk email anda. Akan tetapi layanan keamanan di mail.com lebih sedikit jika dibanding dengan layanan email lainnya.
Disamping penyedia layanan email gratis yang ada di atas, masih banyak penyedia lainnya yang mungkin bisa menjadi pilihan.

B. Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos (fisik) yang Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox Email (logik) yang Memiliki User ID dan Password

Perbedaan email dengan surat biasa ( surat yang menggunakan prangko) adalah:

· E-Mail:

a. Hanya membutuhkan waktu yang sangat singkat (+- 1 menit)

b. Alamat Email (alamat email bukanlah seperti alamat rumah)

c. Cukup dengan adanya jaringan internet

d. Keamanan data / surat terjamin.

· Surat Biasa (Berperangko)

a. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko).

b. Pengalamatan Rumah / Kantor

c. Membutuhkan waktu lama

d. Keamanan surat kurang terjamin

Perbedaan lain antara Email dengan Surat biasa adalah:

· Surat biasa : umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko).

· Surat elektronik : umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan internet.

Tapi ada pengecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

C. Menggunakan Alamat Email Tujuan dan Subjek untuk Membuat Email

1. Melakukan Pendafataran di Yahoo Mail

Yahoo merupakan situs penyedia layanan email paling populer karena mempunyai banyak fasilitas yang berguna di dunia internet. Untuk memulai membuat email, kita harus membuat akun (account) terlebih dahulu. Sebenarnya saat ini ada layanan email gratis yang juga sama-sama bagus yaitu Gmail, layanan email dari Google. Tapi sekarang hanya akan kita pelajari cara membuat akun email di Yahoo dengan harapan agar bisa dipahami sehingga dengan anda bisa membuat akun email di Yahoo, maka anda juga akan bisa membuat akun email di manapun.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Buka situs www.yahoo.co.id dengan Mozilla Firefox atau Internet Explorer
2. Klik link dengan ikon dan tulisan email, dan terbuka halaman Yahoo Mail

5. Perhatikan pada pengisian id Yahoo anda!




Dikarenakan sudah sangat banyak yang menggunakan Yahoo, ada kemungkinan id Yahoo yang ingin anda buat tidak tersedia. Dalam hal ini Yahoo sudah secara otomatis memberikan pilihan id Yahoo. Jika id yang anda inginkan tidak tersedia, pilih saja salah satu id yang disarankan Yahoo yang menurut anda paling gampang diingat, klik pada nama id yang ingin anda pilih.

6. Jangan lupa beri tanda centang pada checkbox disamping “Anda Setuju” sebagai catatan kalau anda setuju dengan peraturan Yahoo Mail
7. Setelah semua kolom terisi, klik tombol “Buat Akun Saya”
8. Jika ada kesalahan dalam pengisian formulir, maka anda akan dibawa kembali ke halaman formulir pendaftaran. Lihatlah dimana letak kesalahannya, perbaiki dan ulangi untuk membuat akun anda.
9. Jika pendaftaran berhasil, maka anda akan dibawa ke halaman konfirmasi bahwa anda berhasil membuat akun di Yahoo Mail. Ini berarti anda sudah berhasil membuat email di Yahoo Mail.

2. Menggunakan Yahoo Mail

Membuka atau Mengecek email

1. Buka situs www.yahoo.co.id dengan Mozilla Firefox atau Internet Explorer
2. Klik link dengan ikon dan tulisan email, dan terbuka halaman Yahoo Mail
3. Ketikkan ID yahoo anda pada kolom Id Yahoo
4. Ketikkan password pada kolom Sandi
5. Klik “Masuk”, jika anda benar mengisikan kolom ID dan Password, maka anda akan dibawa ke halaman email anda.
6. Klik “Cek email” di kolom sebelah kiri untuk mengecek email anda, dan anda akan dibawa menuju halaman Email Masuk anda. Di sini akan tertampil daftar Nama pengirim, Judul, Tanggal dan Ukuran surat.
7. Untuk membuka isi surat, klik judul surat yang berada pada kolom “Subject” dari nama pengirim yang ingin anda buka.

Membuat dan mengirim email

• Pada halaman email anda, klik “Tulis” di sebelah “Cek email”

Keterangan :
Kepada : Isikan alamat email yang anda tuju
Cc (Carbon copy) : Isi jika ingin mengirimkan ke alamat email yang lain
Topik : Judul surat

• Tulis surat anda pada kotak penyunting surat (kotak putih paling lebar).
• Jika ingin menambahkan file baik berupa file gambar, audio maupun video, klik pada tombol Lampirkan File” dan masukkan file-file yang akan dikirim.
• Setelah selesai dan email siap untuk dikirim, klik tombol “Kirim”.
• Setelah email berhasil dikirim, akan tertampil halaman konfirmasi bahwa pengiriman email anda berhasil atau gagal.
• Untuk kembali ke kotak masuk, klik “Cek email”
• Untuk menutup kotak email anda klik “Keluar” (Jangan sampai anda meninggalkan aktifitas berinternet tanpa “Keluar”)

D. Melakukan Attachment File dalam Email

1. Mengirim Email

Masuk ke email dengan menggunakan ID yang baru selesai didaftar!

Setelah masuk ke halaman tulis, pertama2 bagian "kepada" diisi alamat email yang dituju, kemudian "topik" diisi dengan isi surat, kemudian tekan "Lampirkan File".Setelah itu akan muncul halaman baru untuk memindahkan file ke dalam surat tersebut.

Setelah berhasil melampirkan file untuk dikirim, di bagian bawah bisa ditulis isi surat yang mau dikirim, setelah itu tekan tombol "kirim". Surat akan otomatis dikirimkan ke alamat yang dituju.

2. Mengirim Attachment File dalam Email

Langkah-langkah yang digunakan untuk mengirim e-mail attachment adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol Start → All Programs kemudian klik Microsoft Outlook.
2. Klik tombol New Missage.
3. Isikan email address tujuan pada kolom To:, jika ada lebih dari satu email address tujuan, tekan enter, kemudian ketikkan email address berikutnya.
4. Pindahkan kursor pada kolom Subject: , kemudian ketikkan tema surat Anda. Perhatikan tampilan berikut.

5. Klik tombol Attachment (insert file berada disebelah tombol send) maka akan tampil layar sebagai berikut.

gambar : Tampilan Insert File – Attachment

6. Kemudian double klik file (misal nama file yang akan dikirim:, memberi nama komputer)

gambar : Tampilan File yang akan dikirim

7. Klik tombol Send, maka file tersebut akan terkirim ke alamat yang Anda kirimkan.

E. Melakukan Reply dan Forward

1. Melakukan Reply Email

1. Ketika sudah login otomatis akan ditampilkan judul surat-surat yang masuk. Jika tidak tampil klik inbox. Lalu klik judul suart untuk menampilkan dan membaca isi surat.

3.Dengan perintah di no.3 akan muncul isi surat secara lengkap seperti tampilan di bawah ini. Apabila surat itu mau dibalas maka klik REPLY yang mana saja,bawah maupun atas.

4. Dengan mengklik REPLY muncul tampilan seperti dibawah ini. Tulislah surat balasan kemudian klik send.

2. Melakukan Forward Email

Forward adalah fasilitas untuk meneruskan email yang diterima ke alamat email lain selain alamat si pengirim.

Langkah-langkah untuk melakukan forward adalah sebagai berikut :

1. Buka surat yang terdapat di kotak surat (inbox).

2. Klik tombol Forward, kemudian akan ditampilkan halaman sditor forward.

3. Tuliskan alamat email tujuan pada kotak isian To

4. Klik Send, tunngu sampai muncul halaman konfirmasi atau pemberitahuan bahwa forward mail telah terkirim ke alamat tujuan.

5. Klik Back to Message untuk kembali ke kotak surat.

f. Mengelola Email

Pengelolaan email berarti dapat mengosongkan folder, atau memindahkan email ke folder khusus yang diinginkan. Email yang memenuhi inbox dan melebihi batas memory akan ditetapkan akan menyulitkan kamu ketika akan menghapus email tersebut.